description.
descriptif du poste
Vous assurez les missions suivantes :
1) Secrétariat de la Directrice :
- Gestion de l'information (pré-traitement du courrier et des courriels et des demandes adressées à la Directrice ; accueil téléphonique ou physique des interlocuteurs de la Direction ; conception et mise en forme de documents type Flash Infos ; organisation des déplacements de la Directrice ; suivi des frais de missions).
- Mise à jour de l'agenda et prises de rendez-vous.
- Gestion du plan de classement et archivage numérique de la messagerie.
- Suivi des listes de diffusion.
- Gestion des fournitures.
2) Assistance à la Directrice et suivi de dossiers spécifiques :
- Organisation et suivi des réunions de la Directrice (veille à la complétude des dossiers, suivi des décisions prises...).
- Alerte et anticipation sur les échéances importantes de l'agenda.
- Organisation des déplacements de la Directrice.
- Préparation et suivi de dossiers spécifiques sur délégation de la Directrice (évaluations, mises à jour d'organigrammes, calendrier des instances de direction, suivi et veille de la cohérence du planning des congés des membres du CODIR, comptes-rendus d'activité pour le COMEX, relevé de décisions du CODIR, ...).
- Assurer le suivi budgétaire de la Direction et son reporting auprès de la Directrice.
3) Vous assurerez également en binôme l'assistance du Directeur adjoint de l'Établissement.
4) Vous venez en appui à la Directrice de l'Accompagnement et de la Coordination et travaillez en transversalité sur ses activités de Cabinet (organisation d'événementiels, aide à la préparation des comités, rédaction et envoi de Flash Infos...).
profil recherché
Faire preuve de discrétion, de diplomatie, respect de la confidentialité.
Être autonome (sens des initiatives et force de propositions, anticiper en identifiant les problèmes et en proposant des solutions construites, rigueur et fiabilité).
Travailler en équipe et en collaboration.
Avoir le sens des contacts et une bonne aisance relationnelle.
Optimiser et rationaliser.
Gérer l'information et le classement.
Avoir le sens de l'anticipation et du pragmatisme.
à propos de notre client
Nous recherchons pour le compte de notre client, organisme public, un Assistant de Direction f/h dans le cadre d'un contrat de 7 mois.
Prise de poste le 27/05.
descriptif du poste
Vous assurez les missions suivantes :
1) Secrétariat de la Directrice :
- Gestion de l'information (pré-traitement du courrier et des courriels et des demandes adressées à la Directrice ; accueil téléphonique ou physique des interlocuteurs de la Direction ; conception et mise en forme de documents type Flash Infos ; organisation des déplacements de la Directrice ; suivi des frais de missions).
- Mise à jour de l'agenda et prises de rendez-vous.
- Gestion du plan de classement et archivage numérique de la messagerie.
- Suivi des listes de diffusion.
- Gestion des fournitures.
2) Assistance à la Directrice et suivi de dossiers spécifiques :
- Organisation et suivi des réunions de la Directrice (veille à la complétude des dossiers, suivi des décisions prises...).
- Alerte et anticipation sur les échéances importantes de l'agenda.
- Organisation des déplacements de la Directrice.
- Préparation et suivi de dossiers spécifiques sur délégation de la Directrice (évaluations, mises à jour d'organigrammes, calendrier des instances de direction, suivi et veille de la cohérence du planning des congés des membres du CODIR, comptes-rendus d'activité pour le COMEX, relevé de décisions du CODIR, ...).
- Assurer le suivi budgétaire de la Direction et son reporting auprès de la Directrice.
3) Vous assurerez également en binôme l'assistance du Directeur adjoint de l'Établissement.
4) Vous venez en appui à la Directrice de l'Accompagnement et de la Coordination et travaillez en transversalité sur ses activités de Cabinet (organisation d'événementiels, aide à la préparation des comités, rédaction et envoi de Flash Infos...).
profil recherché
Faire preuve de discrétion, de diplomatie, respect de la confidentialité.
Être autonome (sens des initiatives et force de propositions, anticiper en identifiant les problèmes et en proposant des solutions construites, rigueur et fiabilité).
Travailler en équipe et en collaboration.
Avoir le sens des contacts et une bonne aisance relationnelle.
Optimiser et rationaliser.
Gérer l'information et le classement.
Avoir le sens de l'anticipation et du pragmatisme.
à propos de notre client
Nous recherchons pour le compte de notre client, organisme public, un Assistant de Direction f/h dans le cadre d'un contrat de 7 mois.
Prise de poste le 27/05.
