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Chargé de l’accueil, du planning, des rendez-vous et de l’administratif, l’assistant fait l’interface entre les membres d’une entreprise et ses relations avec l’extérieur, clients, fournisseurs et prestataires. Une fonction indispensable, aux missions plus élargies que du simple travail de secrétariat.

Les missions de l’assistant

Fiche métier AssistantUn secrétaire avec des prérogatives plus larges : telle pourrait être la définition de l’assistant, un métier où il s’agit d’être bon dans tous les domaines. Accueillir et orienter clients et visiteurs, planifier les agendas des uns et des autres, gérer l’administratif quotidien de l’entreprise, saisir des documents officiels, organiser des rendez-vous, des réunions et des déplacements, suivre l’état des stocks, définir et anticiper les besoins… Toutes ces missions sont celles de l’assistant, le facilitateur en chef des relations inter-entreprises (avec les clients, fournisseurs et prestataires) et intra-entreprises (au sein de l’entreprise), l’interlocuteur privilégié de tous les collaborateurs d’une structure et ce jusqu’aux fonctions de direction.

Savoir-faire et savoir-être

La première qualité attendue d’un assistant est d’être toujours disponible, en toutes circonstances. Il sait gérer son agenda et celui de ses collaborateurs en hiérarchisant si nécessaire les rendez-vous pour ne pas se laisser déborder. Assistant est un métier de bureau, qui nécessite également de maîtriser les principaux outils de bureautique, de démontrer de bonnes qualités rédactionnelles et d’une communication orale irréprochable. Savoir parler anglais est aussi de plus en plus demandé. Courtois, serviable, réactif et organisé, l’assistant a un esprit logique et le sens du service, un sens du service qui s’accompagne d’une bonne présentation puisqu’il représente l’image de l’entreprise.

Quelles formations pour devenir assistant ?

L’accès à un poste d’assistant démarre avec un niveau Bac, comme le Bac pro Gestion administration par exemple, avec une préférence nette désormais pour les profils Bac +2 à +3 :

> BTS Assistant de manager
> BTS Assistant de gestion des PME-PMI
> DUT Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA)
> DUT Gestion Administrative et Commerciale des Organisations (GACO)
> Licence pro en administration des entreprises ou communication

Dans quel secteur d’activité peut-il exercer ?

L’activité d’assistant se retrouve dans tous les secteurs d’activité et dans des entreprises de toutes tailles, aussi bien dans le tertiaire que dans l’industrie ou dans les collectivités. Ses missions sont plus ou moins élargies selon la taille de la société qui l’emploie.

Ses perspectives d’évolution

Les métiers de l’assistance constituent un beau tremplin vers une carrière dans les fonctions support d’une entreprise, avec des possibilités d’évolution vers des postes d’assistant de direction, assistant commercial, assistant en ressources humaines, etc. L’assistant peut aussi se spécialiser dans un domaine d’activité précis : le juridique, l’immobilier, le médical, le comptable…

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