description.

à propos de notre client

Nous recherchons pour le compte d'un de nos clients basé sur Meylan un(e) assistant(e) administratif(ve).

description du poste

L'Assistant Administratif (h/f) est rattaché au Responsable Administratif et Comptable.
L'activité consiste à assurer le bon fonctionnement du bureau d'un point de vue logistique, administratif, et à effectuer le suivi de la comptabilité fournisseur. L'Assistant Administratif est le contact privilégié de notre siège Européen basé en Angleterre sur les questions relatives à l'administration générale.
Administration générale :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique pour le bureau de Meylan.
- Gérer le courrier sortant et entrant, les livraisons et l'expédition des colis.
- Procéder aux commandes de frais généraux.
- Gérer les contrats liés aux frais généraux suivant les directives de notre siège européen et en conformité avec les règles applicables au sein du groupe
- Répondre aux demandes des salariés, liées à l'ensemble des contrats des frais généraux.
- Gérer le parc automobile ainsi que la téléphonie.
- Assurer le classement et l'archivage administratif.
- Traiter les différentes factures des fournisseurs reçues et les rapprocher des bons de livraison et devis correspondants
- Répondre aux demandes du siège de manière ponctuelle ou dans le cadre de projets Européens.
- Traiter les demandes de visas des salariés en relation avec les agences spécialisées.
- Assurer l'interface entre le département informatique en Angleterre et le prestataire informatique local.
- Gérer les demandes de voitures de location, de taxis, et exceptionnellement de réservation d'hôtel, ainsi que l'organisation ponctuelle d'évènements.
- Être garant des conditions de sécurité du bureau de Meylan.

Comptabilité :
- Effectuer la saisie comptable des factures fournisseurs et le règlement associé.
- Calculer et saisir les provisions de fin de mois (factures à recevoir, charges constatées d'avance, etc…).
- Enregistrer les mouvements des immobilisations et participer à l'inventaire physique annuel sous la responsabilité du Responsable Comptable et Administratif.
- Déclaration d'Echange de bien
- Vérification et règlement des notes de frais

Variabilité des activités :
- Pour les activités relatives à l'administration générale, le poste demande une disponibilité et une réactivité immédiate, ainsi qu'une prise d'initiative (aide aux salariés pour les voitures, téléphones, bureau…), en revanche les tâches liées à la comptabilité doivent suivre un planning précis.
- Ce poste nécessite également une bonne flexibilité due au passage d'un sujet à l'autre sans transition.

profil recherché

Compétences requises :
Compétences techniques :
- Connaissances générales dans le domaine de l'administration générale et notions de comptabilité
Aptitudes professionnelles :
- Faire preuve de bon sens et d'initiative
- Être organisé, autonome et fiable
- Faire preuve d'intelligence situationnelle et d'agilité d'esprit
- Bonne aisance relationelle
- Capacité à négocier avec les fournisseurs
- Réactivité et gestion des priorités
- Adaptabilité en fonction des interlocuteurs
- Savoir travailler dans un contexte international et multiculturel
- Discerner les informations confidentielles de celles qui peuvent être communiquées en interne / externe

Profil :
Diplômes et connaissances requis :
- BTS assistant de gestion PME-PMI, BTS Assistant de Direction
- Maitrise du Pack Office.
- Utilisation d'un logiciel comptable
- Anglais courant

Expérience :
Première expérience de quelques années dans le domaine de l'administration générale avec prise en charge de tâches de co

informations complémentaires

niveau d'études : BAC+2

offre publiée le : 25-05-2020

réf. de l’offre : 001-709-0007325_01C

secteur d'activité : Commerce de gros, à l'exception des automobiles et des motocycles

qualification : Assistant (F/H)

lieu de travail : Meylan (38)

type de contrat : Interim

date de début : 24-08-2020

durée : 6 mois

nombre de poste : 1

niveau d'expérience : 3 année(s)

 

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