Si votre entreprise, comme beaucoup d'autres dans le monde, peine à trouver les talents dont elle a besoin pour rester performante sur un marché post-pandémique, elle n'est pas seule. Selon une récente enquête menée auprès de près de 1 500 cadres internationaux, les défis liés aux talents restent la principale préoccupation de la prochaine décennie. Ainsi en 2022, la capacité à attirer et à retenir les meilleurs profils est passée de la huitième place (en 2021) à la deuxième place en 2022. En France, 58 % des recrutements sont jugés difficiles par les entreprises en 2022, ce qui représente une hausse de 13 % par rapport à 2021, souligne une récente enquête de Pôle emploi.

Pour aller plus loin

les bonnes pratiques de la planification des effectifs

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L’actuelle pénurie de main-d'œuvre frappe de multiples secteurs, et l’industrie, quel que soit le pays, ne fait pas exception. Aux États-Unis, 11 millions d'offres d'emploi n'ont pas été pourvues en octobre 2021 et près de 1,2 million au Royaume-Uni d'août à octobre 2021. Même tendance en France : le nombre d'emplois vacants augmente dans l'industrie de 13 % au deuxième trimestre 2022, selon la Dares.

La pénurie de main-d'œuvre n'est pas le seul défi auquel se confrontent les employeurs. Premièrement, le déficit croissant de compétences, stimulé par le manque de profils numériques face à la montée de l'automatisation et de la technologie, préoccupait les départements Ressources Humaines bien avant la pandémie. Deuxièmement, les effets de la crise sanitaire ont considérablement modifié les attentes des salariés en matière d’emploi.

Même si personne n'a pu prévoir le début de la pandémie ou son impact sur les entreprises du monde entier, la crise sanitaire a mis en évidence l'importance de planifier les besoins actuels et futurs en matière de talents. Si de nombreux employeurs en comprennent désormais la nécessité, ils n'ont pourtant toujours pas une vision complète sur son processus ni sur la façon de mettre en œuvre un plan stratégique.

Si cette situation vous est familière, l'une des meilleures façons pour que votre entreprise reste compétitive est d'élaborer un processus solide de planification des effectifs, ou workforce planning. Cet article vous aidera à mieux comprendre comment la mise en œuvre d’une telle stratégie  peut ajouter de la valeur à votre entreprise. Il dresse, par ailleurs, une liste de mesures concrètes que vous pouvez prendre dès aujourd'hui pour créer un modèle viable de planification des effectifs.

qu'est-ce que la planification des effectifs ?

La planification des effectifs consiste à évaluer les besoins actuels et futurs d’une entreprise en matière de ressources humaines et de talents. Le but ? Identifier les éventuels déficits en matière de compétences pour développer, mettre en œuvre et contrôler un plan structuré de gestion des effectifs en phase avec les besoins actuels et futurs de l'entreprise. Vous évitez ainsi les pénuries de main d’œuvre aux postes clés pour votre activité, et disposez d’une plus grande flexibilité d’action.

Il est probable que votre entreprise planifie déjà ses effectifs, même si elle se concentre uniquement sur ses besoins actuels. Mais pour constituer et maintenir une équipe qualifiée, vous devez vous assurer un modèle structuré de planification des effectifs, auquel participent votre équipe RH, vos managers et vos cadres.

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seulement 40 à 50 % des employeurs ont un plan efficace et stratégique.

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différence entre la planification opérationnelle et stratégique des effectifs

Une planification efficace des effectifs implique un volet opérationnel et stratégique. Même si ces deux modèles sont très différents, ils sont essentiels au processus global de gestion des ressources humaines. Avant d’entamer cette démarche, il est important de comprendre ces différences.

la planification opérationnelle des effectifs

La planification opérationnelle des effectifs consiste à répondre aux besoins actuels de l'entreprise en matière de talents. Il s'agit d'un processus à court terme qui examine de près les opérations quotidiennes de l'entreprise, comme l'établissement des horaires des salariés et l’attribution des postes vacants. Ce type de planification est généralement géré par le service RH et les responsables du recrutement ou des opérations.

Parce qu’il s'agit d'une étape nécessaire dans le processus d'acquisition des talents, la quasi-totalité des employeurs a mis en place un processus de planification opérationnelle des effectifs. Malheureusement, certains s'appuient uniquement sur un dispositif sommaire,  informel et peu structuré. Or, si votre entreprise souhaite améliorer ses résultats en matière d'embauche, vous devez élaborer une stratégie pour répondre à vos besoins actuels en recrutement et en gestion du personnel.

la planification stratégique des effectifs

La planification stratégique des effectifs s’inscrit, quant à elle, sur le long terme. Elle consiste à prévoir les besoins futurs de l'entreprise et à élaborer un plan pour acquérir les compétences et les talents dont elle aura besoin dans les deux, trois, cinq ou dix prochaines années. Pour que la planification stratégique des effectifs réponde efficacement à ces objectifs, elle nécessite une collaboration interfonctionnelle entre les RH, le service financier, les managers, les cadres et autres acteurs clés de l’entreprise.

Même si la planification stratégique des effectifs participe au succès de l'entreprise, Todd Brodie, consultant en gestion chez CAID Associates en Floride, estime que seulement 40 à 50 % des employeurs ont un plan efficace et stratégique, c'est-à-dire un plan qui prend soin des employés, augmente leur engagement et renforce les compétences des employés et de l’entreprise.

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comment la planification des effectifs ajoute de la valeur à votre entreprise

Il est essentiel de comprendre la valeur et les avantages qu’offre la planification du personnel à votre entreprise. Sans cette compréhension, vous ne pourrez pas obtenir l'adhésion de votre équipe de direction, ce qui est primordial. La planification des effectifs peut offrir une réelle valeur ajoutée à votre entreprise et ce, de plusieurs façons :

  • préparer l'avenir : L'avantage le plus évident de la planification stratégique des effectifs est d’aider votre entreprise à préparer demain. Même si aucun employeur ne peut prédire les défis futurs en matière de main-d'œuvre, la mise en place d'un plan structuré peut atténuer les obstacles et vous faire gagner en flexibilité.
     
  • combler le déficit de compétences : D'après une étude, 60 % des responsables RH déclarent que leur priorité est de développer les compétences essentielles de leurs collaborateurs. Pour y parvenir, vous pouvez miser, par exemple, sur la formation ou la reconversion professionnelle. Toutefois, si ces mesures ne s’alignent pas sur une stratégie structurée de planification des effectifs, elles s'avéreront inutiles pour combler le déficit de compétences actuel et futur.
     
  • développer une stratégie efficace de planification de la succession : Chaque employeur devrait avoir un plan de succession pour tous les postes clés pour son activité. L'alignement de ce plan sur votre stratégie globale de gestion des effectifs permettra non seulement de créer un processus de transition en douceur, mais aussi de s'assurer que votre entreprise va de l'avant et s'ajuste, au besoin, à chaque transition, en mobilisant les ressources nécessaires.
     
  • améliorer l'efficacité des opérations : Les opérations commerciales atteignent un rendement optimal lorsque les équipements, la logistique et les talents sont synchronisés. Si l'un de ces maillons n'est pas performant, l'efficacité opérationnelle en pâtit. Par exemple, pendant la pandémie, les quarantaines et les arrêts maladie ont réduit les effectifs présents sur leur lieu de travail, diminuant ainsi les taux de production. Même les entreprises qui ont réussi à conserver suffisamment d’employés pour maintenir leur productivité ont souvent été bloquées dans l’acheminement de leur produit vers le consommateur, du fait des perturbations de la chaîne d'approvisionnement.
     
  • stimuler la croissance de l'entreprise : L’absence de stratégie de planification de la main-d'œuvre entravera la croissance de l'entreprise à un moment donné. Le fossé des compétences s’amplifiera au fil du temps, alors que la technologie, elle, continuera à progresser. Si vous ne prenez pas dès maintenant des mesures pour préparer l'avenir, votre entreprise pourrait ne pas être en mesure d'acquérir les talents et les compétences nécessaires pour rester compétitive dans son secteur.
     
  • réaliser des économies : Une stratégie de planification de vos effectifs peut aider votre entreprise à réduire ses coûts et ce, de plusieurs façons. Premièrement, elle permet d’optimiser votre équipe actuelle. Deuxièmement, via des programmes de formation et de développement en interne, vous pouvez obtenir de nouvelles compétences, mais aussi améliorer considérablement les taux de rétention de vos collaborateurs. Troisièmement, vous pouvez réduire les coûts d'embauche en améliorant vos efforts de recrutement.
Les 5 étapes de la planification des effectifs
Les 5 étapes de la planification des effectifs

Les 5 étapes de la planification des effectifs

La planification de la main-d'œuvre, aussi appelée workforce planning, est un processus structuré qui doit impliquer tous les acteurs clés : les RH, les finances, la direction générale, les managers et les cadres. Ce haut niveau de collaboration peut améliorer les résultats globaux. Voici un aperçu des cinq étapes que tout modèle efficace de planification des effectifs devrait suivre.

1. aligner la planification des effectifs sur les objectifs de l'entreprise

La première étape du processus de planification des effectifs consiste à définir les enjeux globaux de l’entreprise. Pour établir l'orientation du plan, il est essentiel que l'équipe dédiée se réunisse pour discuter des objectifs à court et à long terme. Tenez compte de facteurs tels que les domaines dans lesquels l'entreprise souhaite se développer au cours des prochaines années, les nouveaux produits à lancer et la vision de l'entreprise pour l'avenir.

Sans cet alignement, vous aurez du mal à élaborer une stratégie de planification du personnel efficace.

2. lancer une analyse des effectifs

L'étape suivante consiste à analyser intégralement vos effectifs. Ce processus exige que votre équipe évalue les compétences actuelles de vos salariés  et les besoins futurs. Pour ce faire, vous pouvez étudier les descriptions de poste, rencontrer les collaborateurs et les managers, évaluer les diverses tâches… Le suivi des tendances et des normes émergentes dans votre secteur, veille concurrentielle… peuvent aider votre entreprise à mieux comprendre ses besoins futurs.

Une fois cette analyse terminée, il est important de comparer les caractéristiques de vos équipes (compétences, taille de l’effectif, organisation du travail…) aux besoins ainsi anticipés. Ce parallèle permettra à votre équipe d'identifier les écarts potentiels entre les spécificités des talents actuels et vos projections à court, moyen et long terme.

Par exemple, l’analyse de vos effectifs peut révéler que votre entreprise manque cruellement de compétences technologiques indispensables pour demain. D'autre part, elle peut aussi montrer qu'en raison de l'automatisation croissante, votre effectif global pourrait être réduit de 10 % au cours des cinq prochaines années.

3. élaborer un plan d'action

Une fois l’analyse complète des effectifs faite, les déficits imminents de compétences identifiés, les changements dans les effectifs envisagés, votre équipe peut commencer à élaborer un plan d'action. Son objectif ? Répondre au maximum aux besoins révélés par l'analyse des effectifs. Par exemple, votre stratégie de planification des effectifs pourrait comprendre :

  • le renforcement des compétences ou la reconversion des salariés
  • l’évolution de carrière
  • la planification du succès
  • le recrutement
  • l’externalisation
  • la restructuration de l'entreprise

Il ne s'agit là que d'un échantillon de certaines stratégies qui pourraient être incluses dans votre plan d'action. Mais attention, chaque entreprise doit élaborer un plan personnalisé en phase avec les besoins spécifiques liés à son activité.

4. mettre en œuvre le plan d'action

La mise en œuvre de votre plan d'action est probablement l'étape la plus difficile du processus de planification des effectifs. Elle exige un engagement ferme de la part de vos responsables opérationnels, car ce sont eux qui sont souvent chargés de mettre en œuvre le processus. D'autre part, l'adhésion de la direction est indispensable pour obtenir les ressources, comme la technologie, nécessaires à l'élaboration d'un plan efficace.

Autre élément clé de la mise en œuvre du plan : la communication. Par exemple, selon les résultats de votre analyse, vous devrez peut-être communiquer avec vos employés sur les évolutions de postes et de carrière, vos recruteurs devant savoir exactement quel type de candidats l'entreprise recherche.

5. surveiller, évaluer et ajuster

La planification des effectifs n'est pas un processus ponctuel, mais plutôt une pratique continue qui exige d’être suivie, évaluée et ajustée selon les besoins. Une fois les jalons et les actions établis lors de la première étape, vous pouvez ensuite retenir divers paramètres pour mesurer le succès de votre stratégie de planification des effectifs ou pour envisager les ajustements nécessaires.

Votre équipe devra également revoir périodiquement chacune de ces étapes pour s'assurer que votre stratégie est toujours d’actualité et qu’elle peut répondre à toute demande de talents émergents.

Pour en savoir plus sur la manière d'élaborer une stratégie qui permette à votre entreprise et à ses équipes de rester performantes demain, téléchargez notre guide des meilleures pratiques en matière de planification des effectifs.

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à propos de l'auteur.
ana maria olcina directrice marketing
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directrice marketing

Ana Maria est la Directrice Marketing du Groupe Randstad France depuis 2013.
Passionnée par l'humain, elle est convaincue qu'il est important d'aider chaque personne à déployer tout son potentiel. Elle observe les tendances RH et partage son expertise pour permettre aux candidats et aux entreprises d'explorer des voies parfois insoupçonnées.