assistant(e) de direction et administratif.ve (f/h).

descriptif du poste

Dans le cadre de ce poste, vous maintenez un soutien administratif et organisationnel de la direction et du service administratif afin de veiller au bon fonctionnement de la structure.

Missions:

Traiter les flux entrants et sortants de l'information :
- Filtrer des appels téléphoniques
- Accueillir une clientèle
- Trier, traiter ou remettre le courrier
- Rédiger les courriers et assurer le suivi
- Rédiger les supports de communication interne (comptes-rendus, notes)
- Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes, etc)
- Assister le Directeur à la bonne tenue des registres et documents obligatoires pour l'ERP catégorie 3 et autres documents réglementaires concernant le bâtiment.

Organiser le quotidien du Directeur :

- Être présent(e) sur le terrain au quotidien
- Participer à la bonne marche des services et de leurs interactions
- Anticiper et alerter sur les sujets émergents et prioritaires
- Préparation de la bonne organisation des réunions en interne et avec les partenaires externes à l'organisation
- Mise en place de process, de retroplanning et de tableau de bord

Soutenir le service administratif :
- Assurer la gestion des appels téléphoniques (entrants/sortants) en lien avec l'équipe administrative
- Renseigner les alternants et les entreprises sur les questions administratives ou les oriente vers les services, personnes concernées.
- Réaliser la gestion des préinscriptions (de la prise de rendez-vous avec les candidats, entretien avec les collègues jusqu'à la décision du CFA et réponses faites par mail),
- Réaliser la gestion des inscriptions (rédaction des dossiers, des contrats, vérification des dossiers, enregistrement et transmission
aux institutionnels, OPCO ...)

profil recherché

Vous devez être titulaire d'un BTS SAM ou BTS PME/PMI ou équivalent et avoir au moins 3 années d'expérience.
Vous êtes dynamique, rigoureux.se et vous maîtrisez les outils bureautique ((Word, Excel, Powerpoint, Outlook).

Postulez, validez votre candidature et inutile de vous soucier de la suite, nous nous occupons de tout.

à propos de notre client

Nous recherchons pour le compte de notre client un CFA acteur majeur dans le domaine de la formation en alternance, un.e assistant.e de direction et pédagogique F/H.