assistant (f/h).

descriptif du poste

Vos missions consistent au soutien administratif/logistique du service Appel d'Offres Maintenance d'une part, support des collaborateurs du service AOM dans leurs missions de réponse à appel d'offres d'autre part.
Concernant le soutien Administratif et Logistique du service Appel d'Offres Maintenance, vous gérez le service d'une équipe composée de 18 personnes répartie sur 8 implantations, vous préparez et organisez des réunions (réservation des salles de réunions et préparation
des matériels associés), les activités d'équipe / séminaire de service. Vous gérez l'organisation de déplacements, gestion des abonnements (SNCF). Vous vous occupez des commandes de fournitures de bureaux et EPI (bon de commande SAP). Vous suivez la Procédure d'un(e) nouvel(le) embauché(e) (Administratif, Logistique). Vous suivez et gérez les visites médicales, le suivi du plan de formation des collaborateurs du service, la saisie des causeries sécurité dans Axi'Prev, la gestion des droits d'accès aux Sharepoints du service et aux outils (bases fournisseurs, ratios, proposal, canva...), le suivi des trames de contrat dans Proposal. Vous êtes garant de la mise à jour du livret d'accueil mis à disposition des collaborateurs et tenez à jour la présentation du service et contribuez à la newsletter du Territoire FM. Vous effectuez la mise à jour du who's who commercial et AOM à l'échelle du Territoire FM + Liste de diffusion du groupe. Vous gérez les casiers affectés au service sur UG, et des missions ponctuelles suite aux réunions Assistantes UG (compte rendu de réunions, demandes diverses, création de badges...)

Vous êtes également en support des collaborateurs du service AOM. Vous effectuez la refonte des visuels des offres techniques en collaboration avec le service marketing et la direction communication. Vous créez une trame et support aux ingénieurs d'études sur l'outil de création vidéo. Vous rédigez des mémoires techniques en support des ingénieurs d'études. Vous créez une trame et contribuez à la création du support de soutenance des offres techniques. Vous compilez des organigrammes et CV des agences pour le rendu des offres techniques.

Enfin en missions annexes, vous effectuez la saisie de Ratio maintenance AO en appui des ingénieurs d'études et la saisie des retours sous-traitants dans la Base Fournisseurs

profil recherché

Vous devez être titulaire d'un Bac+2 et avoir au moins 3 années d'expérience.
Bonne utilisation du Pack office (Word, Excel et Powerpoint) - CANVA et d'un ERP (idéalement SAP).
Ce poste nécessite des qualités telles que le sens du service, une bonne aisance relationnelle, de la rigueur et d'une capacité à s'adapter rapidement.
Ce poste vous intéresse ? Merci de répondre à cette offre et de déposer en ligne votre CV.

à propos de notre client

Nous recherchons pour le compte d'un client spécialisé dans les travaux d'installation d'équipements thermiques et de climatisation à Lyon 7ème, un profil d'Assistant(e) (F/H) pour une mission de plusieurs mois.