Il est indéniable que l'impact de la pandémie dans le lieu de travail a forcé beaucoup d'entre nous à repenser nos modèles de travail actuels. Même si de nombreux employés travaillaient déjà à distance, notre siège de Randstad aux Pays-Bas a dû passer à un modèle de travail entièrement à distance.
Lorsque nos bureaux ont commencé à rouvrir, il est devenu clair qu'un modèle de travail hybride était l'arrangement préféré parmi nos employés. Ce désir d'une plus grande flexibilité correspond aux résultats de notre enquête Workmonitor. Cette recherche montre qu’un employé sur trois considère le travail hybride comme l’arrangement idéal. De plus, près d’un employé sur quatre souhaite profiter d’horaires flexibles.
À ce stade, nous avons entamé le parcours de construction d’un lieu de travail hybride qui s’aligne avec notre culture d’entreprise et permet à nos employés d’être à leur meilleur. Voici un aperçu des choses que nous avons apprises jusqu’à présent.
centré sur le meilleur de l’employé
En tant que responsable RH chez Randstad, je me concentre sur la création d’un lieu de travail qui permet à tous les employés de se sentir mieux. Ce principe fondamental est étroitement lié à notre culture d’entreprise et à la conviction que si nous sommes tous à notre meilleur, cela contribue à la satisfaction des clients, des candidats et des employés.
Pendant la pandémie, nous avons maintenu un fort focus sur le « meilleur de soi » et avons continué ainsi lors de la transition vers un modèle hybride. Nous avons réalisé que ce processus ne se ferait pas du jour au lendemain et que ce n’était pas quelque chose que nous pourrions faire sans d’abord recueillir les avis de nos employés.
Une fois que nous avons mieux compris les besoins de nos employés, nous étions en mesure de prendre des mesures pour créer un environnement où ils pouvaient être à leur meilleur, que ce soit en télétravail ou au bureau.
Par exemple, nous avons ajusté notre package de rémunération pour inclure des avantages supplémentaires, tels que le remboursement des fournitures de bureau à domicile, une allocation pour les coûts internet et des prix réduits sur les produits de bien-être, afin d’alléger certaines pressions du télétravail.
Aussi important que soit le principe du « meilleur de soi », il n’est efficace que lorsque les besoins individuels des employés s’alignent avec ceux de l’équipe et les résultats que nous voulons délivrer en tant qu’organisation. Ainsi, c’est lorsque la combinaison du meilleur de soi, de la meilleure équipe et des meilleurs résultats est alignée que la différence se fait.
Nos enquêtes auprès des employés révèlent une forte préférence pour les opportunités de travail à distance. Notamment, il existe une nette disparité dans l’équilibre du travail à domicile et au bureau entre le siège et les opérations. Le personnel opérationnel travaille majoritairement au bureau, tandis que les collaborateurs au siège préfèrent le télétravail.
un emploi du temps construit autour du choix
En tant qu’organisation qui croit fermement que les individus doivent être aux commandes de leur propre carrière et de leur propre vitalité, nous pensons qu’une approche sur mesure fonctionne le mieux. Ainsi, nous encourageons chaque employé à réfléchir à son rôle spécifique et à déterminer quelles responsabilités doivent être gérées au bureau et quelles tâches peuvent continuer à être faites à distance. Les employés doivent également être compréhensifs des besoins de leurs équipes et de l’organisation.
De plus, au début, nous nous sommes concentrés sur l’élaboration de directives pour nos managers. Ces directives visent à les aider à mener des discussions avec leurs équipes, complétant leurs réunions individuelles et bilans de performance réguliers. Grâce à ces conversations, ils peuvent convenir d’un emploi du temps qui permet à chaque employé d’être à son meilleur tout en assurant que l’équipe puisse aussi travailler à pleine performance.
En outre, il est crucial de favoriser des dialogues significatifs non seulement entre managers et membres d’équipe, mais aussi au sein des équipes elles-mêmes. Cela garantit un bon équilibre entre les efforts collaboratifs et les contributions individuelles.
(sur)communiquer
Le besoin d'une communication cohérente était encore plus crucial au retour au lieu de travail. La pandémie a généré beaucoup de stress parmi les travailleurs et beaucoup ont exprimé de l’anxiété quant à ce que serait le futur du travail. Nous avons constaté que la meilleure façon d’aider à atténuer une partie de ce stress était de tenir nos employés aussi informés que possible.
Puisque la création d’un modèle hybride est encore un processus en cours, il peut parfois être difficile d’apporter une communication claire. J’ai dû apprendre qu’il est acceptable de ne pas avoir toutes les réponses. Le facteur clé est de rester proche de vos collaborateurs et de fournir la meilleure orientation possible à ce moment-là, même si cela signifie dire « Nous y travaillons encore. ».
la technologie est indispensable
Le travail hybride n’est pas possible sans la bonne technologie en place. Heureusement, nous avons très bien réussi en matière de technologie. En seulement quelques semaines, notre usine numérique a pu créer un outil de planification digital répondant à nos besoins de travail hybride. Cependant, après le COVID, cette application de lieu de travail est devenue plus ou moins redondante.
Ce que nous avons observé, c’est que les mardis et jeudis sont des jours chargés au bureau, pourtant les employés gèrent les plannings entre eux, ce qui entraîne peu de goulots d’étranglement concernant les espaces de travail ou les salles de réunion. Les équipes ont établi des accords efficaces : définissant quand une interaction en personne est nécessaire et passant aisément aux solutions digitales pour le reste. Les outils de collaboration numérique comme Google Meet sont devenus essentiels à notre flux de travail.
l'importance du contact
Avant la pandémie, les moments de contact étaient une partie naturelle de la vie quotidienne au bureau. Nous étions susceptibles de croiser des collègues simplement en marchant dans le couloir, de déjeuner dans le restaurant d’entreprise et d’avoir des réunions impromptues au bureau ou de voyager vers une autre filiale de Randstad.
Aujourd’hui, il y a une nette différence. Nous devons faire un effort conscient pour rester connectés et créer des moments de contact avec nos collègues. Ces moments de contact ne doivent pas être que professionnels, mais aussi inclure des façons détendues et amusantes pour les collègues d’interagir.
Bientôt, nous allons inciter nos employés à encourager plus de moments de contact avec des collègues partout dans le monde. Nous demanderons à deux employés de se connecter, à la fois sur un plan personnel et professionnel. Basé sur cette conversation, chaque employé recommandera un collègue avec lequel l’autre devrait se connecter ensuite. Ce processus se poursuit après chaque réunion pour créer une chaîne de moments de contact.
repenser pour un lieu de travail hybride
Nous avons réalisé que nous devrions transformer notre espace de bureau pour répondre aux nouvelles exigences du modèle hybride. En demandant à nos employés de réfléchir à l’endroit où ils peuvent faire au mieux certaines tâches, nous attendons qu’ils utilisent leur bureau à domicile pour gérer des tâches nécessitant une concentration ininterrompue, comme finaliser une présentation, et le bureau Randstad pour se connecter et collaborer.
Dans cet esprit, nous avons créé plusieurs espaces à chaque étage pour la collaboration ainsi que des zones spécifiques avec écrans et tableaux blancs pour que les équipes travaillent sur des projets. Les employés ont également accès au restaurant d’entreprise pour les rencontres. Bien sûr, nous avons gardé beaucoup de postes de travail individuels à utiliser entre les réunions.
Cette nouvelle conception de bureau aide aussi à renforcer notre culture d’entreprise en créant un espace facilitant les moments de contact.
expérimenter – apprendre – ajuster
Avec la pandémie toujours en cours, les directives gouvernementales changent régulièrement, pas seulement ici aux Pays-Bas, mais dans le monde entier. J’ai constaté que nous devons simplement accepter le fait qu’il y a beaucoup d'incertitudes. À cause de ce facteur, nous devons rester suffisamment agiles pour nous adapter rapidement et efficacement.
Créer un lieu de travail hybride ne va pas se faire du jour au lendemain. C’est plutôt un processus continu qui durera encore un moment. Il est acceptable d’avoir une période où les choses sont moins claires si nous travaillons à développer le modèle optimal de travail.
Pour que cela devienne une réalité, nous devons expérimenter différents formats, rassembler l'équipe pour discuter de ce qui a fonctionné et de ce qui n'a pas fonctionné, et ajuster si nécessaire. Ce processus nous donne de la marge pour grandir et du temps pour construire un lieu de travail hybride où le meilleur de soi, la meilleure équipe et les meilleurs résultats sont alignés.