assistant de direction bilingue (f/h).

descriptif du poste

Rattaché(e) directement au Directeur du Département, vous intégrez une équipe dynamique au sein d'une division internationale.
Votre mission principale consiste à fournir une assistance de haut niveau dans la gestion quotidienne de l'activité du Directeur et de ses équipes, en garantissant un fonctionnement fluide, fiable et autonome du département.

Vos principales missions s'articulent autour de 4 axes :

Gestion de l'assistanat et optimisation du temps : Accueil des visiteurs, gestion complexe et optimisation d'agendas mouvants, planification de réunions clés, rédaction de comptes-rendus, organisation complète de déplacements à l'international et gestion des notes de frais.

Coordination et interface du Département : Point de contact central pour les interlocuteurs internes et externes (filiales France et équipes Global). Relais d'information, veille au respect des procédures internes (politiques voyages, conformité réglementaire) et prise en charge de l'onboarding administratif des nouveaux collaborateurs.

Pilotage budgétaire et administratif : Suivi et gestion rigoureuse du budget de la Direction en lien avec le Contrôle de Gestion et les responsables d'équipes (clôtures mensuelles, forecasts, atterrissages). Gestion de bout en bout du processus Achats (demandes d'engagement, bons de commande via K2, création fournisseurs, contrôle et déblocage des factures).

Gestion des contrats et de l'événementiel : Suivi administratif, budgétaire et juridique des contrats du département (orateurs, consultants) en lien avec la Transparence (saisie NAYA, suivi AdobeSign). Organisation logistique complète d'événements internes ou externes (sélection des sites, budget, accueil sur place, suivi post-conférence).

profil recherché

Issu(e) d'une formation supérieure en Assistanat de Direction (type BTS SAM, Licence Professionnelle ou équivalent), vous bénéficiez d'une expérience solide et confirmée sur un poste similaire, idéalement acquise au sein d'un environnement international ou du secteur de la santé/pharmaceutique.

Un anglais courant est impératif pour rédiger des communications variées et échanger quotidiennement avec des interlocuteurs internationaux.

Expérience avérée dans la gestion des bons de commande, le suivi de tableaux budgétaires et la coordination avec le contrôle de gestion.

Parfaite maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et aisance avec les outils de signature électronique (AdobeSign) et de gestion ERP/Achats.

à propos de notre client

Notre client est un acteur majeur et international de l'industrie de la santé, reconnu pour son engagement dans la recherche, le développement et la commercialisation de solutions thérapeutiques visant à améliorer la vie des patients. Évoluant au sein d'un environnement scientifique et technologique, cette entreprise se distingue par sa culture axée sur la collaboration cross-fonctionnelle, l'excellence opérationnelle et un fort esprit d'équipe. Pour accompagner une division internationale, nous recherchons une assistante de direction (F/H) dans le cadre d'un remplacement de collaboratrice.