description.
descriptif du poste
Vous aurez en charge les tâches suivantes :
Gestion administrative du Syndicat :
-Assurer la gestion du courrier (entrant/sortant) ;
-Accueil téléphonique ;
-Organiser et maintenir les dossiers/classements/archives en conformité avec la GED ;
-Fournir un soutien administratif et logistique aux membres de l'équipe (Déléguée Générale, Chargée de communication, Référents Techniques, etc.) ;
-Préparer les documents nécessaires pour les instances du Syndicat (Assemblée Générale, Conseil d'Administration, Bureau, réunions de Commissions, etc.) ;
-Traitement des factures, suivi comptable et appels de cotisations ;
-Assurer la relation avec les fournisseurs et prestataires du Syndicat ;
-Rédiger les documents, les courriers, les comptes-rendus et les rapports ;
Gestion administrative de la Commission Certifications :
-Organiser les sessions d'examen en collaboration avec les Référents Technique/ Délégués Régionaux (inscriptions, déplacements, etc.) ;
-Suivi administratif des sessions d'examens (conventions, transmissions des documents, etc.) ;
-Transmission des informations certificatives auprès des acteurs de la formation professionnelle (France Compétences, CCCA-BTP, Organismes de formation, etc.) ;
-Assurer l'assistance logistique des Référents Techniques, Délégués Régionaux et jurés ;
-Rédaction et suivi des Convention de jurés (contrats, frais de déplacements, règlement, etc.) ;
-S'assurer que les Jurés soient en règle administrativement. (Assurances, être à jour des cotisations, permis de conduire, etc.)
-Assurer le suivi des certifiés et le renouvellement des cartes professionnelles ;
-Etablir une communication régulière avec les acteurs de la formation professionnelles et les jurés.
profil recherché
Vous devez être titulaire d'un Bac+2 dans les domaines Administratif, Juridique... et avoir au moins 2 années d'expérience.
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des logiciels de gestion administrative
Maîtrise de l'outil Certif-BTP et logiciels internes
Capacité rédactionnelle/communication
Capacité à travailler en équipe
Rigueur et compétences organisationnelles
Ce poste vous intéresse ? Envoyez-nous votre candidature !
à propos de notre client
Nous recherchons pour le compte de notre client basé à Pierre-Bénite un profil d'Assistant(e) Administratif(ive) pour un CDI.
L'assistant(e) administratif(ive) est responsable du suivi administratif de l'entité. Il(elle) soutient les équipes dans l'organisation quotidienne et facilite la circulation des documents administratifs.
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Gestion administrative du Syndicat :
-Assurer la gestion du courrier (entrant/sortant) ;
-Accueil téléphonique ;
-Organiser et maintenir les dossiers/classements/archives en conformité avec la GED ;
-Fournir un soutien administratif et logistique aux membres de l'équipe (Déléguée Générale, Chargée de communication, Référents Techniques, etc.) ;
-Préparer les documents nécessaires pour les instances du Syndicat (Assemblée Générale, Conseil d'Administration, Bureau, réunions de Commissions, etc.) ;
-Traitement des factures, suivi comptable et appels de cotisations ;
-Assurer la relation avec les fournisseurs et prestataires du Syndicat ;
-Rédiger les documents, les courriers, les comptes-rendus et les rapports ;
Gestion administrative de la Commission Certifications :
-Organiser les sessions d'examen en collaboration avec les Référents Technique/ Délégués Régionaux (inscriptions, déplacements, etc.) ;
-Suivi administratif des sessions d'examens (conventions, transmissions des documents, etc.) ;
-Transmission des informations certificatives auprès des acteurs de la formation professionnelle (France Compétences, CCCA-BTP, Organismes de formation, etc.) ;
-Assurer l'assistance logistique des Référents Techniques, Délégués Régionaux et jurés ;
-Rédaction et suivi des Convention de jurés (contrats, frais de déplacements, règlement, etc.) ;
-S'assurer que les Jurés soient en règle administrativement. (Assurances, être à jour des cotisations, permis de conduire, etc.)
-Assurer le suivi des certifiés et le renouvellement des cartes professionnelles ;
-Etablir une communication régulière avec les acteurs de la formation professionnelles et les jurés.
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Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des logiciels de gestion administrative
Maîtrise de l'outil Certif-BTP et logiciels internes
Capacité rédactionnelle/communication
Capacité à travailler en équipe
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