comment mettre en place un processus efficace de vérification des références.

Même si de nombreuses entreprises considèrent la vérification des références comme une simple formalité, il est essentiel de prendre ce processus au sérieux. Compte tenu du coût élevé de l'embauche de personnel et de l'impact négatif d'un mauvais recrutement, obtenir le plus d'informations possible sur les candidats lors de la présélection est crucial. Même si un seul candidat sur 50 est écarté du processus de recrutement en raison d'une référence négative, le temps investi dans la vérification de toutes les références sera rentabilisé.

Pour obtenir les meilleurs résultats, vous devez considérer les vérifications de références comme plus qu'une simple validation de CV. Dans cet article, j'aborderai les bases du processus de vérification des références et expliquerai quelques bonnes pratiques essentielles à adopter avant, pendant et après la vérification des références d'un candidat.

avant la vérification des références — comment se préparer.

informez le candidat avant de vérifier ses références

Cela se fera naturellement si le candidat ne fournit pas de références dans sa candidature. Il sera informé lorsque vous demanderez les coordonnées de ses références.

Cependant, si vous disposez déjà des coordonnées des références dans la candidature du candidat, vous devez tout de même l'informer que vous allez procéder aux vérifications. Les réglementations en matière de confidentialité, comme le RGPD, signifient que les employeurs ont un « intérêt légitime » à traiter les données des candidats pendant le recrutement, de sorte que le consentement du candidat n'est pas requis — et en raison du déséquilibre de pouvoir entre un employeur et un candidat en quête d'emploi, même un consentement explicite peut ne pas suffire pour la conformité.

Cependant, si vous avez l'intention de conserver les données — par exemple, pour garder le candidat dans votre base de données pour de futures opportunités d'emploi — le candidat doit en être informé. Pour renforcer la conformité, envisagez d'ajouter des informations sur votre processus de vérification des références à votre politique de confidentialité. Comme toujours, consultez des experts pour vous assurer que votre processus de vérification des références est entièrement conforme aux réglementations en vigueur.

Au-delà des exigences légales, informer le candidat avant de vérifier ses références crée également un sentiment de confiance et de respect et permet d'établir une bonne relation entre vous et la future recrue.

assurez-vous qu'une des références soit un ancien manager

Obtenir l'avis d'anciens collègues, surtout s'ils ont travaillé en étroite collaboration, peut être précieux. Ces collègues sont susceptibles d'avoir des informations pertinentes sur les forces et les qualités du candidat qu'un manager pourrait ne pas connaître.

Cependant, un manager est finalement le seul responsable de l'évaluation des performances et peut fournir les meilleures informations sur la façon dont le candidat se comporte en tant qu'employé — et pas seulement en tant que collègue. Un peu moins d'un quart des 76 % des employés britanniques qui ont fourni des références à un employeur affirment que leurs références n'ont jamais été vérifiées, peut-être parce que l'employeur n'en voyait pas l'intérêt. En contactant un ancien manager, vous avez beaucoup plus de chances d'obtenir des informations précieuses qui feront la différence dans votre décision d'embauche.

Les anciens managers sont également les mieux placés pour vérifier les affirmations du candidat. Lors de la vérification des références, vous devriez partir du principe que le candidat dit la vérité — mais il est prouvé que trois quarts des professionnels des RH ont décelé un mensonge dans une candidature. Pour confirmer les projets auxquels un candidat a participé ou ses contributions à son ancien lieu de travail, les managers sont les plus à même de le savoir.

n'oubliez pas de consulter vos « références internes »

Dans les grandes entreprises, plusieurs personnes sont généralement impliquées dans le processus de recrutement. Toutes ne participent pas aux entretiens, mais elles peuvent avoir rencontré le candidat dans un cadre plus informel. Lorsque vous essayez de vous faire une idée du candidat, n'oubliez pas de demander l'avis de ces collègues. Ils pourront apporter des informations et de nouvelles perspectives basées sur leurs propres départements ou rôles professionnels.

Avant de vous engager à embaucher quelqu'un, obtenir ce feedback interne peut garantir que la nouvelle recrue s'intègre à la culture et aux valeurs de l'entreprise.

décidez comment mener votre appel de référence — par e-mail, téléphone ou appel vidéo ?

Une large gamme de solutions sur le marché simplifient le processus de vérification des références grâce aux e-mails automatisés. Ces outils logiciels de vérification des références envoient des demandes et stockent les retours automatiquement sans vérificateur humain. Les grandes entreprises avec un flux constant de nouvelles recrues peuvent réellement réduire la charge administrative en utilisant de tels outils. Cependant, l'e-mail ne peut pas offrir la profondeur d'une conversation « en direct » menée par téléphone, lors d'un appel vidéo ou en personne. Un appel téléphonique ou vidéo est le meilleur support pour les postes de direction dans des rôles très critiques.

pendant la vérification des références.

combien de temps prend une vérification des références ?

Le processus de vérification des références peut prendre une à deux semaines, en fonction du nombre de références et du temps qu'elles mettent à répondre. La durée des vérifications, qu'elles soient effectuées par téléphone ou par appel vidéo, variera également. Si vous voulez faire plus que simplement confirmer l'historique d'emploi du candidat, vous devez y consacrer du temps. Cependant, la conversation ne doit pas être si longue que vous ayez du mal à naviguer dans vos notes ou que la référence ait du mal à trouver du temps. Une bonne règle de base est de réserver une heure et de finir plus tôt si vous obtenez les réponses à toutes vos questions rapidement.

fournissez une description de poste précise

Ne vous précipitez pas directement sur vos questions. Une fois que vous avez confirmé que vous parlez à la bonne personne, donnez-lui des informations sur le rôle pour lequel vous recrutez et les responsabilités que le candidat assumera. Cela aidera la référence à adapter son feedback à vos besoins. C'est également essentiel pour obtenir un retour précis. Même si le candidat était un employé exemplaire dans un rôle précédent, il ne serait pas nécessairement le meilleur choix pour le poste que vous cherchez à pourvoir.

soyez attentif aux « signaux d'alerte »

Dans la plupart des vérifications de références, la référence donnera un retour positif. Si les candidats les ont eux-mêmes choisis, il est peu probable qu'ils émettent des critiques fortes. Cependant, soyez attentif pendant la conversation aux petits détails qui pourraient laisser entrevoir quelque chose de négatif. S'ils s'avèrent significatifs, vous risquez de faire un mauvais recrutement. Cependant, les « signaux d'alerte » ne doivent pas disqualifier entièrement le candidat. Prenez plutôt note et faites un suivi direct avec le candidat. Des enquêtes auprès de cadres supérieurs aux États-Unis montrent qu'environ 34 % des candidats sont retirés de la sélection après les vérifications de références, alors restez vigilant aux informations qui pourraient les rendre moins attractifs.

après la vérification des références

comparer les conclusions des vérifications de références et des entretiens.

Combinez vos conclusions issues de toutes les vérifications de références et les principaux enseignements de vos entretiens avec le candidat. Essayez d'obtenir une vue d'ensemble du candidat et de repérer les schémas récurrents. Voyez-vous les mêmes choses revenir plusieurs fois ? Si c'est le cas, cela pourrait valoir la peine d'en discuter avec le candidat lors d'un entretien supplémentaire, surtout si ces points peuvent être considérés comme négatifs.

prendre une décision d'embauche.

Les candidats savent que la vérification des références est généralement la dernière étape du processus de recrutement avant une offre d'emploi. Une fois que vous avez vérifié leurs références, ils attendront votre réponse. Épargnez-leur du stress et faites bonne impression en leur répondant le plus rapidement possible. Les faire attendre longtemps ou ne pas répondre du tout n'est pas seulement impoli, cela nuit gravement à votre employer brand.

améliorez votre processus de recrutement avec notre checklist de vérification des références.

Cet article devrait vous avoir fourni un cadre de base pour un excellent processus de vérification des références, mais si vous souhaitez plus de détails, assurez-vous de télécharger notre checklist Excel. Elle couvre les étapes clés à suivre tout au long du processus et facilite la délégation et le suivi des progrès pour chaque tâche de vérification des références. Jetez-y un œil et n'hésitez pas à l'adapter aux besoins uniques de votre entreprise.

Il s'agit d'une version actualisée d'un article initialement publié le 25 octobre 2022.