le processus d'onboarding, expliqué.

L'onboarding est une période cruciale pour toutes les parties impliquées. Pour les talents, c'est le moment où ils découvrent pour la première fois la réalité de leur nouveau lieu de travail, subissent la pression de faire bonne impression et apprennent les ficelles de leur nouveau rôle. Pour les employeurs, c'est le moment où ils construisent les bases d'un succès à long terme et créent un environnement où leurs nouvelles recrues peuvent être satisfaites et productives.

Avec autant d'enjeux, l'onboarding ne doit pas être laissé au hasard. Comme tout autre projet critique pour l'entreprise, il exige une planification et une exécution minutieuses à chaque étape – de la préparation à la mise en œuvre, et jusqu'à l'évaluation.

Les détails précis du processus d'onboarding sont totalement différents selon les rôles, les entreprises et les individus. Cependant, l'expérience a montré que le découper en ces quatre étapes et planifier chacune d'elles avec soin est un moyen fiable de rendre l'onboarding plus réussi – et d'augmenter les chances d'un partenariat long et productif avec une nouvelle recrue.

1. réparation, ou pré-onboarding — avant le début du processus d'intégration du nouvel employé

Commencer un nouvel emploi peut être une expérience intimidante et stressante. Les nouvelles recrues souhaitent donc généralement le moins de surprises possible lorsqu'elles arrivent au travail le premier jour. Le pré-onboarding minimise les surprises en s'assurant que le nouvel employé et le reste de l'entreprise sont prêts pour le démarrage des phases ultérieures du processus d'intégration.

Outre le fait de faciliter le reste du processus d'onboarding et d'augmenter ses chances de succès, les chiffres suggèrent que le pré-onboarding est cruellement nécessaire dans le monde du travail actuel. Selon une enquête menée auprès de professionnels des RH et de travailleurs récemment intégrés par la plateforme de talents Talmundo et la Vlerick Business School belge, 40% des employés ont déclaré ne pas avoir reçu le minimum d'informations requises avant de commencer à travailler, et une proportion similaire a mis plus d'une semaine pour obtenir tout son équipement et ses outils de poste de travail de base.

Face à cette réalité, il n'est pas surprenant que l'étude ait montré qu'un processus de pré-onboarding bien planifié pouvait augmenter significativement la rétention et réduire drastiquement le nombre de démissions — ces nouvelles recrues qui démissionnent avant même d'avoir commencé.

Entre autres choses, cette étape de préparation du processus d'onboarding pour les nouvelles recrues devrait inclure :

• Décider qui participera — cela dépendra du rôle et du département de la nouvelle recrue.
• Préparer le lieu de travail — commander les ordinateurs, téléphones, outils, fournitures de bureau, badges d'accès et tout le reste dont l'employé aura besoin pour accomplir son travail.
• Informer l'entreprise — s'assurer que la nouvelle recrue reçoit un accueil chaleureux et trouve sa place dans l'équipe plus rapidement.
• Gérer l'administration — régler le plus de paperasse possible avant que le candidat ne commence, vous permettant de vous concentrer sur des choses plus importantes durant sa première semaine.
• Tenir le candidat informé — bien que la plupart des informations cruciales pour le poste soient partagées dans les étapes ultérieures de l'onboarding, le candidat devrait tout de même obtenir les connaissances pertinentes dont il a besoin pendant le pré-onboarding — tout, de l'emploi du temps de sa première semaine et des coordonnées de ses futurs collègues, aux informations sur l'endroit où se garer et comment accéder au lieu de travail le premier jour.

Quelle que soit la qualité de la planification et la densité d'informations du reste de votre processus d'onboarding, le pré-onboarding donne le ton pour toute la période d'introduction et crée un sentiment positif chez la nouvelle recrue. Le fait de les rassurer et de leur donner confiance avant de commencer à travailler, et d'être disponible pour répondre à leurs questions, est toujours payant à long terme.

2. orientation — faire connaissance avec l'entreprise

L'orientation marque le début du processus d'onboarding en personne. Elle commence dès l'arrivée le premier jour et peut être la première fois que la nouvelle recrue rencontre ses collègues ou a la chance d'explorer son nouveau lieu de travail. C'est une période de premières impressions — et même s'il y a beaucoup d'informations à transmettre pendant l'orientation, il est important de ne pas oublier l'aspect humain vital.

Selon une recherche de l'organisation de formation en RH HCI, plus de la moitié des entreprises se concentrent uniquement sur les processus et la paperasse pendant l'orientation. Ce type d'administration est important, mais remplir des formulaires et écouter des présentations interminables sur les politiques de l'entreprise n'est pas une recette pour un engagement élevé. Les onboardings réussis se concentrent plutôt sur la facilitation d'une connexion humaine en créant des opportunités pour la nouvelle recrue de faire connaissance avec l'équipe et l'entreprise. Durant cette période, ces étapes sont importantes :

• Organiser une rencontre de bienvenue — la première semaine de travail est souvent un événement majeur dans la carrière d'une nouvelle recrue. Marquez le coup en réunissant l'équipe et laissez de la place aux connexions sociales en dehors du contexte de travail quotidien.
• Communiquer l'essentiel avec modération — il est inévitable qu'un onboarding efficace inclut la communication d'informations sur les politiques de l'entreprise, sa culture et ses meilleures pratiques. Cependant, il n'est pas nécessaire de tout couvrir les premiers jours. Répartir ces informations sur plusieurs semaines rendra le processus d'onboarding plus engageant et augmentera les chances que la nouvelle recrue assimile réellement ce qu'elle apprend.
• Définir les attentes — certaines attentes ont pu être définies pendant le pré-onboarding, mais ici, vous devez clarifier ce que la nouvelle recrue doit attendre de l'entreprise en termes de supervision, de feedback et de collaboration. De plus, expliquez ce que l'entreprise attend de la nouvelle recrue une fois l'onboarding terminé et que le travail commence réellement. Vous pourriez penser que la nouvelle recrue comprendra ces choses automatiquement, mais il est important de ne pas les laisser deviner.

Grâce à une série de réunions, d'ateliers, de présentations et de rencontres informelles, la période d'orientation doit créer un sentiment positif et laisser la nouvelle recrue confiante quant à ce que les mois à venir lui réservent.

3. formation — développer les compétences clés pour le rôle

Si l'étape d'orientation visait à consolider le sentiment d'appartenance de la nouvelle recrue à l'entreprise et à partager les informations essentielles dont tous les employés ont besoin, la formation se concentre sur la préparation aux spécificités de leur rôle. Les détails de cette étape dépendront évidemment du poste, mais elle inclura probablement :

• La formation aux logiciels et outils essentiels liés au rôle — cela peut aller du logiciel de CAO ou du système CRM que l'employé utilisera, aux fonctionnalités de sécurité des chariots élévateurs qu'il conduira.
• L'introduction aux outils administratifs internes — comme le système de réservation des congés payés, ou l'intranet de l'entreprise.
• Des informations sur les processus — où la nouvelle recrue s'intègre-t-elle dans la machine organisationnelle globale, de quelles autres équipes et départements dépend-elle, et lesquels dépendent d'elle ?

Il sera évidemment difficile pour les RH de concevoir et de gérer cette étape de formation elles-mêmes — cela doit être fait par les membres de l'équipe possédant l'expertise requise. Cependant, les RH jouent un rôle clé en soulignant l'importance de la formation, en s'assurant qu'elle a sa place dans le processus d'onboarding, et en aidant les formateurs à se préparer avant le début effectif de la form

De toutes les étapes du processus d'onboarding, la formation est probablement la plus importante pour la nouvelle recrue. Dans notre étude, le Workmonitor, a été menée auprès de milliers de travailleurs dans le monde, 72% des répondants ont considéré la formation comme importante pour leur emploi actuel. Ces résultats ont été confirmés par un sondage mené par Amazon et Gallup, dans lequel 57% des répondants ont déclaré être "très" ou "extrêmement" intéressés par des formations qui amélioreraient leurs compétences au travail.

Il est probable que vos employés soient désireux d'apprendre davantage et d'obtenir la formation dont ils ont besoin pour maîtriser leur travail — assurez-vous donc que la période de formation est bien définie et mise en avant pendant le processus d'onboarding.

4. intégration — devenir un membre à part entière de l'équipe

C'est pendant cette période de transition que l'employé passe du statut de "nouvelle recrue" à celui de membre naturel de l'équipe. Cela se produit souvent lentement, sur plusieurs semaines ou mois, à mesure que l'employé acquiert une compréhension approfondie de son rôle et atteint son niveau de productivité normal.

Il est facile de considérer l'intégration comme un processus naturel qui viendra avec le temps, mais ce n'est pas toujours le cas. Vous devez toujours la considérer comme faisant partie du processus d'onboarding, et travailler à la rendre aussi fluide que possible — tout comme vous le feriez pendant les étapes de préparation, d'orientation et de formation.

En pratique, cela pourrait signifier que les managers et les RH continuent de s'engager auprès de la nouvelle recrue à mesure qu'elle progresse. Vous n'aurez pas besoin de vous rencontrer aussi souvent qu'au cours de la première semaine, mais planifier des points réguliers pour évaluer le statut d'onboarding dans les semaines ou les mois suivant le premier jour de la nouvelle recrue peut vous aider à résoudre d'éventuels problèmes.

Prendre le temps de s'assurer du succès de l'intégration culturelle souhaitée prévient les problèmes avant qu'ils ne surviennent, et peut générer de sérieuses économies de coûts — des chercheurs écrivant dans le MIT Sloan Management Review ont constaté que les problèmes de culture d'entreprise étaient 10,4 fois plus importants comme facteur déterminant que la rémunération pour les employés qui quittaient leur emploi. Ainsi, compte tenu du coût élevé du turnover des employés, assurer une adéquation culturelle permet de réaliser des économies.

Cette étape du processus d'onboarding est également vitale pour les RH. La nouvelle recrue s'est installée, mais ses premières semaines de travail sont encore fraîches dans son esprit — vous devriez donc recueillir des commentaires sous forme d'enquêtes et d'entretiens pour connaître les points forts de votre processus d'onboarding et les domaines où des améliorations peuvent être apportées.

obtenez l'infographie sur le processus d'onboarding

Dans le tourbillon de la journée de travail et la pression liée au recrutement de nouveaux membres talentueux, il est facile de négliger les détails du processus d'onboarding — surtout lorsque vous occupez un poste très prenant dans une petite ou moyenne entreprise. Notre infographie décompose l'onboarding en ses quatre étapes et crée un rappel visuel de l'allure que devrait avoir votre processus. Téléchargez-la et affichez-la dans votre bureau avant votre prochaine campagne de recrutement.