assistant de direction (f/h).

descriptif du poste

au sein de la délégation d'Aquitaine, votre mission sera d'apporter un appui administratif, financier, RH, logistique et de communication à la délégation régionale, à ses acteurs et à ses projets, dans le cadre des règles, process et procédures, en lien avec les acteurs des délégations et du siège.
Vous intervenez sur l'Administration Générale
Accueillir, informer et orienter : usagers, bénévoles, partenaires, prestataires, médias et autres.
Gérer administrativement les documents contractuels et institutionnels
Apporter un support administratif aux équipes.

sur la Comptabilité - Finance
Gérer les achats et paiements pour la délégation impliquant la responsabilité d'une carte bancaire nominative, conformément aux
process existants.
Participer à la construction budgétaire et au suivi des dépenses (conformité, écarts, coûts partagés, etc.).
Participer au suivi administratif des subventions et assurer le reporting de trésorerie.

Vous serez également le support au Collège régional
Participer à l'animation de la vie associative et aux réunions du Collège.
Organiser les Assemblées Régionales, en lien avec les services du siège (PVA).
Promouvoir et accompagner l'adhésion, informer les bénévoles de ses modalités, suivre la base régionale des adhérents.

et assurez le Suivi administratif
Valoriser le bénévolat et assurer le reporting : suivi de la saisie des heures, veille et contrôle de la remontée effective des données.
Accompagner les bénévoles dans les démarches administratives d'abandon de frais.
Mise à jour des dossiers bénévoles (inscription conseil de l'ordre, suivi des formations, ...).


Vous intervenez également au niveau de la Logistique – Maintenance - Sécurité
Participer au développement et assurer le suivi du réseau de fournisseurs et prestataires.
Assurer les achats et la gestion des stocks de fournitures.
Gérer le suivi du parc informatique et bureautique, de la téléphonie, et de la flotte auto.
Gérer les déplacements de l'équipe (billetterie, hébergement, co-voiturage).
Participer au suivi de la maintenance du bâtiment.
Gérer et suivre les sinistres et relations avec les assurances.

profil recherché

Vous devez être titulaire d'un Bac+2 en assistanat et avoir au moins une expérience de 5 années d'expérience.

Vous devez maîtriser les outils bureautiques: Excellente maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et des outils collaboratifs (Teams, Google Workspace, etc.).

Compétences techniques attendujes
Connaissances en gestion comptable et suivi budgétaire
Connaissance du cadre légal hygiène et sécurité des bâtiments
Aptitude à identifier les causes et conséquences des dysfonctionnements, et prioriser en situation d'urgence
Aptitudes rédactionnelles
Aptitudes à la coordination
Aptitude à la négociation, à la gestion des achats et des stocks
Capacités d'organisation et de gestion des priorités (plan de charge fluctuant)

à propos de notre client

Nous recherchons pour le compte de notre client, basé sur Bordeaux Nord, un Chargé d'appui délégation Aquitaine F/H dans le cadre d'une mission ponctuelle.