assistant de direction (f/h).

descriptif du poste

La Direction Générale a pour objectifs principaux de définir et de mettre en œuvre les orientations stratégiques de l'établissement, de fixer les objectifs, de mesurer les résultats et d'évaluer les performances. Elle gère également les moyens et les ressources (techniques, financières, humaines, informationnelles) et assure l'organisation et le suivi opérationnel des activités et projets.

Activités spécifiques du poste:

L'assistante de direction organise le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service pour le Directeur. Vos missions incluront:




Accueillir et orienter les personnes (agents, usagers, ...).

Traiter les appels téléphoniques du service de la direction générale.

Traiter les mails et les diffuser aux personnes concernées.

Prendre les rendez-vous et gérer l'agenda du Directeur.

Traiter les courriers du service : enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage.

Frapper et mettre en forme les courriers de la Direction.

Reproduire et diffuser divers documents.

Assurer le suivi des instances (convocations, réservation de salle et équipements, frappe des comptes rendus, commande de repas).

Organiser des réunions.

Traiter et acheminer des appels téléphoniques et des courriers vers les autres services de l'établissement.

Traiter et gérer les demandes de dossiers.

Compléter et diffuser le tableau hebdomadaire des astreintes.

Actualiser l'Intranet (comptes rendus des instances, notes de service, articles de presse et communications).

Assurer l'accueil téléphonique du secrétariat du personnel en l'absence de l'assistante de direction du service.

profil recherché

Vous devez être titulaire d'un Bac+2 et avoir au moins 6 mois d'expérience.Compétences requises:


Savoir:

Connaître l'organisation et le fonctionnement interne de l'établissement.

Maîtriser les outils bureautiques et de communication.

Avoir des connaissances générales en droit hospitalier.


Savoir-faire:

Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique.

Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel.

Rédiger et mettre en forme divers documents.

Savoir hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser.

Travailler en équipe.


Savoir-être:

Être accueillant, disponible, dynamique.

Aisance rédactionnelle et maîtrise de la grammaire.

Rigueur, organisation, discrétion.

Conditions particulières d'exercice:

Le temps de travail est de 36 heures par semaine, du lundi au vendredi, de 8h48 à 12h00 et de 13h00 à 17h00. Le poste inclut 6 jours de RTT par an pour un temps plein. Une évaluation annuelle sera

à propos de notre client

Nous recherchons pour le compte de notre client une Assistante de Direction pour sa Direction Générale. La Direction Générale est composée d'un Directeur, d'une adjointe des cadres et de 1,6 agents (une assistante de Direction et une gestionnaire)