assistant (f/h).

descriptif du poste

Vos missions consistent d'une part dans la Gestion administrative des établissements participant aux études, pour cela vous envoyez les documents encadrant les campagnes (conventions, notifications de financement…), vous tenez à jour des fichiers contacts (1 par année et par
champ), le statut des participants aux campagnes (signature des conventions, abandons, intégration). Vous suivez des campagnes (mise en place des TdB, reporting périodique, transmission pour paiement au pôle BCG et suivi des paiements). Vous effectuez la réponse aux sollicitations téléphoniques, mails et courriers et rédigez des courriers de réponse.
D'autre part, vous avez en charge l'organisation matérielle des sessions de formation et des différentes réunions pour cela vous déterminez des créneaux disponibles ((participants internes et externes). Vous tenez à jour des contacts (noms, fonctions, coordonnées…). Vous effectuez la réservation et la préparation des salles (internes) et la réservation des salles, commande des prestations et gestion des factures afférentes (prestataire externe). Vous réalisez la préparation de la documentation (supports, émargement, etc.), ainsi que l'envoi des convocations et gestion des retours. Vous envoyez les comptes-rendus.
Dans le cadre de travaux rédactionnels, vous réalisez de la relecture, de la correction et de la mise en forme de documents de campagne (guides méthodologiques et techniques, notices de campagne....).
Vous êtes aussi amené(e) à organiser les déplacements des collaborateurs du service.
Enfin, dans le cadre de la participation à des activités transversales liées au bon fonctionnement collectif de l'agence, vous effectuez des permanences téléphoniques, vous participez aux réunions "inter-secrétariats" ainsi qu'à la continuité du service. Vous intervenez en aide poctuelle après accord du chez de service.

profil recherché

Vous devez être titulaire d'un Bac et + type assistanat et avoir au moins 3 années d'expérience dans les métiers de l'assistanat.
Vous possédez une bonne maîtrise de logiciels (Word, Excel, Powerpoint, messagerie Outlook dont organisation de réunions sur Outlook) et internet.
Des qualités telles que la capacité d'adaptation, capacité à travailler en équipe et en binôme avec une autre secrétaire, le sens de la rigueur et de l'organisation, une bonne aisance relationnelle, le sens de la discrétion et capacité à travailler dans l'urgence sont des atouts indispensables dans ce poste .
Ce poste vous intéresse ? Merci de répondre à cette offre et de déposer en ligne votre CV !

à propos de notre client

Notre client, situé à Lyon 3, est un établissement public chargé de collecter, analyser et valoriser les données relatives aux activités des établissements de santé (hôpitaux et cliniques) en France.
Pourquoi rejoindre cette entreprise ?
Il s'agit d'un acteur public clé du système de santé, au cœur des enjeux liés à la qualité, la performance et le financement des soins en France offrant un environnement stimulant, alliant expertise, innovation et stabilité.
Informations complémentaires : Poste basé à Lyon 3, néanmoins des déplacements peu fréquents à Paris pourront être demandés.
Mission 4 mois mininimum.