De l’accueil des visiteurs à la gestion des mails et des réunions, en passant par les tâches administratives et budgétaires, le secrétaire est un maillon incontournable de toute entreprise. Il joue le rôle de premier interlocuteur, de filtre et d’organisateur des plannings de la hiérarchie. Un métier qui nécessite au minimum un Bac de la rigueur… et un sourire à toutes épreuves !
Un téléphone à portée de main qui sonne régulièrement, un écran d’ordinateur devant soi, clavier et souris toujours en action, une pile de dossiers rangée dans des bibliothèques : l’univers de travail du secrétaire résume bien les missions dont il a la responsabilité. Il est l’interlocuteur incontournable d’une entreprise, la personne par laquelle il faut passer pour prendre un rendez-vous, parler à un service ou porter une réclamation. Chargé de l’accueil des visiteurs comme des clients, le secrétaire s’occupe aussi de rédiger des courriers pour ses supérieurs, de gérer leur planning ou d’organiser une réunion.
Le quotidien du secrétaire varie énormément selon le secteur d’activité et la taille de l’entreprise qui l’emploie. Dans une PME, il lui faut être polyvalent. Il doit par exemple gérer la saisie de fiches de paie. Dans les plus grands groupes, il peut être uniquement affecté à une mission d’accueil, tournée vers la réception des visiteurs, des appels, des courriers et des mails.
La première qualité à posséder pour un secrétaire est d’être disponible : prêt à accueillir les doléances d’un client, recevoir le mail d’un fournisseur ou le coup de fil de son directeur pour décaler un rendez-vous. En bon gestionnaire, le secrétaire est aussi une personne organisée, méthodique, efficace, discrète et qui sait s’adapter à son interlocuteur, à l’oral comme à l’écrit. Un secrétaire a également le sens des priorités pour accomplir les tâches les plus urgentes et changer de planning en cours de journée si nécessaire.
Des compétences en bureautique sont indispensables (courriels, traitement de texte, tableur…), ainsi qu’un excellent niveau en français ; de plus en plus, aussi, un bon niveau en anglais est requis.
Le secrétaire est présent dans toutes les entreprises, de l’ensemble des secteurs d’activité et dans les structures de toutes tailles : sociétés privées, établissements publics et parapublics, cabinets libéraux et dans les collectivités territoriales.
Dans les grandes entreprises, l’expérience acquise au poste de secrétaire permet d’accéder à des responsabilités plus importantes. Des opportunités peuvent s’ouvrir au poste d’assistant de direction, généralement au service de l’agenda et des tâches administratives d’une seule personne. Il est également possible de se spécialiser, notamment dans le secrétariat juridique, informatique ou commercial.
Porte d’entrée : niveau Bac, comme le Bac techno STMG ou le Bac pro Gestion-Administration.
Possibilité de poursuivre ses études jusqu’à l’obtention d’un Bac +2 ou d’un Bac +3 :
– BTS Assistant de manager
– BTS Assistant de gestion PME-PMI
– DUT Gestion des entreprises et des administrations
– DUT Gestion administrative et commercial des organisations…)
– Licence pro Administration des entreprises ou Licence pro Marketing.